Um bom gerenciamento de projetos é vital para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, mesmo as melhores ideias, e mesmo sendo elas orquestradas pelos mais capacitados profissionais, podem fracassar caso não haja um gerenciamento de projeto realizado de maneira minuciosa e articulada. E para que isso não ocorra, é necessário que se implemente uma metodologia de gestão que abarque todos os setores da empresa e, assim, possibilite uma manutenção e fluidez em todos os níveis operacionais da organização.
No entanto, é comum ainda nos depararmos com dúvidas sobre o que é gestão de projeto e para que ela serve. No artigo de hoje responderemos, com detalhes, a essas dúvidas. Você certamente já ouviu falar sobre controle, gerenciamento e administração de projetos e outros termos afins, mas será que sabe a que efetivamente se referem essas nomenclaturas? Vamos entender.
Afinal, o que é e para que serve um projeto?
O bom e velho dicionário nos traz as seguintes definições para esse termo:
- Plano, intento, desígnio;
- Empresa, empreendimento;
- Redação provisória de lei;
- Plano geral de edificação na Arquitetura.
Esclareceu? Não muito, não é mesmo? De fato, esse é um termo bastante amplo e pode ser aplicado em várias situações. Mas, no nosso caso, em ambientes corporativos, existe uma definição bem mais específica e útil.
Para responder melhor a essa pergunta, consultamos a “Bíblia” do gerenciamento de projetos, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que é um guia elaborado pela instituição mais renomada do mundo na área, o Project Management Institute (PMI). Neste manual, essa palavra está definida da seguinte forma: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Pronto, agora encontramos o fio da meada!
Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim — diferentemente da operação, que é contínua. Assim, ele pode ser a concepção da construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a escrita de um livro, a realização de uma viagem e por aí vai.
Resumidamente, as características de um projeto são:
- Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;
- Deve ser planejado, executado e controlado;
- Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos;
- É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva;
- Envolve uma equipe de profissionais;
- Possui recursos limitados.
E como é o ciclo de vida de um projeto?
Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado. Até aí tudo bem, mas não é só isso! Existem também outras fases que compreendem o ciclo de vida de um projeto. Veja quais são elas:
Iniciação
Nesta primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que, durante a iniciação, é importante não só saber como também registrar essas premissas e limitações, combinado?
A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral — e de modo aplicado — no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nesta fase é o termo de abertura.
Planejamento
Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nesta fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação.
Execução
Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano. É comum que, nesta fase, ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.
Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos, mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.
Monitoramento e controle
O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo-se na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento, ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo.
No entanto, apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa de que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, esta etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.
Encerramento
Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão da pauta e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros. Entre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento da proposta, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros planejamentos similares).
Então, o que é gestão de projeto?
Agora que vimos o conceito e suas respectivas fases, fica mais fácil compreender o que é gestão de projeto. Simplesmente, “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”. Gerenciá-lo, administrá-lo, coordená-lo ou geri-lo envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.
Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo nesse tipo de gerenciamento, seja ministrando treinamentos aos colaboradores, incentivando sua participação em eventos sobre o tema, patrocinando especializações na área ou mesmo contratando consultorias especializadas no assunto.
A gestão de projetos é uma realidade em economias desenvolvidas desde a década de 1990, entretanto, somente nos últimos anos é que as empresas brasileiras despertaram para a necessidade de planejamento e organização de suas pautas. Se não fosse assim, muitas delas provavelmente não teriam sobrevivido à crescente competitividade do mercado. Realizar uma gestão eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.
Sabemos que três conjuntos importantes de habilidades desse gerenciamento são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas:
- Habilidades técnicas de gerenciamento;
- Habilidades de liderança;
- Habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.
De fato, são eles que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com uma gestão adequada.
Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?
Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Porém, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa. Descubra como:
Conscientize e familiarize todos com mecanismos de gerenciamento
Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: a utilização de cronogramas, softwares que monitoram o andamento — como prazos, verba, pessoas envolvidas, atrasos, entre outros — de um projeto faz com que a utilização de novos mecanismos de gerenciamento torne muito mais simples para todos.
Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.
Capacite seu time
Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados.
Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ainda ganhando mais qualidade do desenvolvimento de tarefas.
Tenha objetivos claros e precisos
Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, o que previne atrasos, falto de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.
Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente na continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.
Descentralize o trabalho
Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou, pelo menos, impedir que outros membros de equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante sim que o gestor avalie e monitore todos os processos, porém, não é indicado que tente concentrar todos os poderes e decisões em suas próprias mãos.
Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e ainda alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e possui credibilidade o bastante para que decisões importantes os envolvam diretamente.
Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade
Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e as opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.
É indispensável que as plataformas e aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho na sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a empresa.
Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:
- Indicadores de qualidade e de produtividade;
- Gerenciamento de riscos;
- Gestão de custos e despesas;
- Monitoração e apontamento de horas;
- Alocação de equipes;
- Cronogramas operacionais;
- Agendas globais e específicas;
- Antecipação de problemas e crises;
- Avaliação de resultados, como é o caso do ROI.
Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software possua uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo, então, maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação a uma nova — o que, obviamente, é um erro. Saiba que existem sim opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é business intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade?
Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão utilizadas para o desenvolvimento das atividades e, principalmente, uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e potencialização de esforços. Desse modo, sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.
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